Stowarzyszenia rejestrowe

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) dotyczy tych podmiotów, na które przepisy ustaw nakładają obowiązek takiego wpisu.

KRS składa się m.in. z: rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji. Rejestr jest jawny – każdy ma prawo dostępu do zawartych w nim danych – za pośrednictwem Centralnej Informacji. Przy KRS istnieje Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego, która ma oddziały przy wszystkich sądach rejestrowych. Centralna Informacja wydaje (odpłatnie) informacje, odpisy, wyciągi i zaświadczenia z Rejestru – mają one moc dokumentów wydawanych przez sąd.

Procedura rejestracji
Celem założenia stowarzyszenia rejestrowego należy zebrać co najmniej 15 osób. Powinni być to obywatele polscy, mający pełną zdolność do czynności prawnych, nie pozbawieni praw publicznych, ale także cudzoziemcy zamieszkujący na terenie RP oraz cudzoziemcy nie zamieszkujący na terenie RP, o ile statut organizacji przewiduje taką możliwość.

Zebrani mają obowiązek uchwalenia statutu i wyboru komitetu założycielskiego. Statut jest najważniejszym aktem wewnętrznym regulującym działanie stowarzyszenia. Jest on podstawowym dokumentem, który należy dołączyć do wniosku o rejestrację stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po zarejestrowaniu stowarzyszenia rola statutu jest równie istotna. Stanowi on „konstytucję” organizacji i obok ustawy o stowarzyszeniach jest podstawowym aktem regulującym działalność stowarzyszenia. Ustawodawca określił obowiązkowe postanowienia, które muszą zostać zawarte w statucie stowarzyszenia. Są to:

• nazwa stowarzyszenia, odróżniające je od innych stowarzyszeń, organizacji i instytucji;
• teren działania i siedzibę stowarzyszenia;
• cele i sposoby ich realizacji;
• sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa;
• prawa i obowiązki członków;
• władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełnienia składu oraz ich kompetencje;
• sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych,
• a także warunki ważności jego uchwał;
• sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich;
• zasady dokonywania zmian statutu;
• sposób rozwiązywania się stowarzyszenia.

Kluczowym krokiem prowadzącym do zarejestrowania stowarzyszenia jest zwołanie zebrania założycielskiego. Oprócz projektu statutu trzeba przygotować wcześniej następujące dokumenty:

• listę członków założycieli,

Teksty uchwał (podejmowanych podczas zebrania):

• uchwała o powołaniu organizacji;
• uchwała o przyjęciu statutu;
• uchwała o wyborze Komitetu Założycielskiego;
• (ewentualnie) uchwała o wyborze Zarządu oraz uchwała o wyborze organu kontroli wewnętrznej, np. Komisji Rewizyjnej.

Wszystkie uchwały stanowiące załączniki do protokołu zebrania podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant (sekretarz).

Po odbyciu zebrania założycielskiego stowarzyszenia, musimy złożyć wniosek rejestracyjny do KRS. Obowiązek ten należy do komitetu założycielskiego, w związku z tym musi on wypełnić właściwe formularze oraz przygotować wymagane dokumenty i załączniki (np. statut, uchwały).

Nie wszystkie stowarzyszenia muszą rejestrować się w KRS. Nie mają tego obowiązku m.in.:

• stowarzyszenia zwykłe;
• kluby sportowe, działające w formie stowarzyszeń, o których jest mowa w ustawie o sporcie i nieprowadzące działalności gospodarczej.

Organizacje te są wpisywane do ewidencji prowadzonej przez starostów powiatów (właściwych ze względu na siedzibę organizacji).

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa na urzędowych formularzach:

• KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.
• KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla zarządu);KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybraliśmy np. trzy osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla komisji);
• KRS-WF – służy do zgłoszenia informacji o osobach wchodzących w skład komitetu założycielskiego (składamy ten formularz tylko wtedy, gdy rejestrujemy stowarzyszenie, które na zebraniu założycielskim nie wybrało władz);
• KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej i wpisania, tym samym, stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców; składamy go tylko wtedy, gdy organizacja ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalności gospodarczej i chce rozpocząć tę działalność od razu po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń; jeśli stowarzyszenie ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalności gospodarczej, ale chce tę działalność rozpocząć w późniejszym czasie, to tego formularza nie składa.

Do wniosku o rejestrację stowarzyszenia załączamy:

• statut stowarzyszenia – trzech egzemplarze, podpisane przez komitet założycielski;
• protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania;
• lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, numer PESEL, własnoręczny podpis.

Uwaga!
W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze;

• podjęte na zebraniu uchwały – wszystko w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia,
• przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego; także uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej, jeśli takie uchwały podjęliśmy);
• dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru (składamy go tylko wtedy, gdy zgłaszamy jednocześnie wpis działalności gospodarczej do rejestru przedsiębiorców).

Jeśli stowarzyszenie rejestruje równocześnie działalność gospodarczą składa dodatkowo:

• wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania fundacji uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu;
• wniosek o wpis w rejestrze REGON (druk RG-1);
• zgłoszenie identyfikacyjne do Urzędu Skarbowego (druk NIP-2) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika US;
• do NIP-2 trzeba dołączyć umowę/dokument umożliwiającą korzystanie z lokalu, w którym jest siedziba (może to być np. umowa użyczenia lokalu);
• zgłoszenie płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (o ile chce od razu zatrudniać pracowników).

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym, w wypadku kiedy chodzi o rejestrację nowego stowarzyszenia, składa komitet założycielski (dokumenty muszą być podpisane przez wszystkich członków komitetu założycielskiego).

Organizacja, będąca związkiem innych organizacji (np. związek stowarzyszeń) nie musi składać załącznika KRS-WI i podawać danych organizacji zrzeszonych.

PAMIĘTAJMY: Druk formularza wniosku i druki załączników otrzymujemy w sądzie. Można je również skserować lub pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl).

Wszystkie dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Do wniosku należy dołączyć zaświadczenie o wniesieniu opłaty.

Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów wniosku (podwójne formularze, załączniki i dokumenty), bowiem jeden komplet jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu).

OPŁATY

Organizacje płacą za:

• rejestrację w KRS,
• wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą),
• ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców).

Opłaty zawsze uiszczamy przed złożeniem wniosku. Pieniądze możemy wpłacić do kasy w sądzie lub na rachunek bankowy. Dowód opłaty dołączamy do składanego wniosku.

Opłaty zawsze uiszczamy przed złożeniem wniosku. Pieniądze możemy wpłacić do kasy w sądzie lub na rachunek bankowy. Dowód opłaty dołączamy do składanego wniosku.

WYSOKOŚCI OPŁAT OBOWIĄZUJĄCYCH W POSTĘPOWANIU REJESTROWYM W KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM PRZEDSTAWIAJĄ PONIŻSZE ZESTAWIENIA.

Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Rejestr przedsiębiorców (jeśli stowarzyszenie/fundacja chce prowadzić działalność gospodarczą)

Jeżeli organizacja składa jednocześnie kilka wniosków na kilku formularzach, pobierana jest jedna opłata – wyższa. Warto pamiętać o tej zasadzie i jednocześnie zgłaszać kilka informacji do rejestru, jeśli jest to możliwe.

Wpisy dokonywane przez stowarzyszenia powinny być zwolnione z opłaty sądowej na podstawie art. 17 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, który mówi, że „postępowanie w sprawach o wpis stowarzyszenia do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”. W praktyce jednak jest tak, że nie w każdym wydziale KRS zgłoszenie zmiany danych przez stowarzyszenie jest bezpłatne. Czasami sędzia uznaje, iż zwolnienie dotyczy tylko opłat za rejestrację w KRS, a nie za zgłoszenie zmian. W takim przypadku można spróbować ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych.

Zarówno fundacja, jak i stowarzyszenie mogą starać się o zwolnienie z opłat sądowych np. za rejestrację w KRS, za rejestrację w rejestrze przedsiębiorców. Nie można jednak być zwolnionym z opłaty za ogłoszenie Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Stowarzyszenia i fundacje mogą ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych. Muszą jednak wykazać, że nie są w stanie ponieść kosztów postępowania o wpis. Zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 104) organizacjom społecznym, których zadanie nie polega na prowadzeniu działalności gospodarczej, sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych w ich własnych sprawach prowadzonych w związku z działalnością społeczną, oświatową, naukową, kulturalną, sportową, dobroczynną i samopomocową, w zakresie ochrony konsumenta, ochrony środowiska i opieki społecznej. Podejmując decyzję o zwolnieniu sąd bierze pod uwagę cele działalności organizacji i możliwości oraz potrzeby realizacji tych celów na drodze postępowania cywilnego. Pamiętajmy, że nie można zwolnić z opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wniosek o zwolnienie należy złożyć w formie pisemnej lub ustnej do protokołu w sądzie. Zwolnienie może być częściowe lub całościowe.

W przypadku organizacji ubiegających się o wpis do rejestru przedsiębiorców, szanse za zwolnienie bardzo maleją. Sąd może potraktować organizację jako potencjalnego przedsiębiorcę, który decydując się na ten dodatkowy rodzaj działalności, musi się też liczyć z pewnymi inwestycjami, które trzeba ponieść na początku, zanim pojawią się zyski.

Nie wszystkie ważne działania czy zmiany, które zachodzą w organizacji, muszą być zgłoszone do KRS. Część informacji jest przechowywana w postaci uchwał zarządu, rady lub walnego zebrania w dokumentacji organizacji i nie trzeba ich zgłaszać do KRS. Część informacji musimy jednak zgłaszać do KRS – robimy to za pomocą formularzy urzędowych i to właśnie z nich wynika, co powinniśmy zgłosić.

Do KRS zgłasza się m. in. następujące informacje/zmiany informacji:

• oznaczenie rodzaju organizacji (czyli czy jest to stowarzyszenie, fundacja czy związek stowarzyszeń),
• nazwa/zmiana nazwy organizacji,
• dane o wcześniejszej rejestracji, jeśli miała miejsce (czyli nazwa rejestru, nazwa sądu prowadzącego rejestr, numer w rejestrze),
• siedziba/zmiana siedziby organizacji,
• adres/zmiana adresu organizacji,
• informacje o statucie (informacje o sporządzeniu lub zmianie statutu, co obejmuje: datę sporządzenia lub zmiany statutu, w przypadku zaś zmiany statutu także oznaczenie zmienionych paragrafów, w wypadku ustalenia nowego tekstu statutu – zaznaczenie tej okoliczności),
• czas, na jaki została utworzona organizacja,
• organ sprawujący nadzór (np. minister, starosta powiatu),
• organ uprawniony do reprezentacji/zmiana organu uprawnionego do reprezentacji organizacji (jego nazwa, sposób reprezentacji sposobu reprezentacji, dane osób wchodzących w skład np. zarządu),
• organ nadzoru wewnętrznego/zmiana organu nadzoru wewnętrznego organizacji, np. rada fundacji, komisja rewizyjna (jego nazwę i dane osób wchodzących w skład),
• numer REGON,
• numer NIP,dane/zmiana danych posiadanych przez organizację jednostek terenowych lub oddziałów (nazwę, siedzibę, adres jednostki terenowej),
• wniosek o ubieganie się o status pożytku publicznego/zmiana informacji o statusie organizacji pożytku publicznego,
• wniosek o zarejestrowanie działalności gospodarczej/zmiana informacji o działalności gospodarczej.

Czas trwania rejestracji
Sąd ma 7 dni, od daty złożenia, na rozpatrzenie wniosku. W przypadku stowarzyszenia czas ten wydłuża się do 3 miesięcy. Jest to spowodowane udziałem w postępowaniu rejestrowym organu nadzoru zewnętrznego, czyli starosty powiatu (lub prezydenta miasta).

Nie można precyzyjnie określić czasu, w którym zostanie zarejestrowana dana fundacja czy stowarzyszenie. W praktyce długość rejestracji przede wszystkim zależy od poprawności złożonego wniosku. Brak błędów w formularzach, dobrze przygotowane dokumenty, podpisy właściwych osób i uiszczone opłaty – to podstawowe elementy poprawnego wniosku. Jeśli wszystko jest w porządku dostajemy decyzję o rejestracji bez zbędnego przedłużania rejestracji w czasie. Jeżeli pojawią się błędy, sąd zwróci nasz wniosek i wskaże co powinniśmy poprawić.

Co oznacza postanowienie o dokonaniu wpisu?
Jeżeli wszystkie formularze są właściwie i poprawnie wypełnione, a dokumenty nie zawierają błędów, sąd wydaje postanowienie o dokonaniu wpisu (które staje się skuteczne z chwilą wydania). Wpis do systemu informatycznego następuje niezwłocznie po wydaniu postanowienia.

Do organizacji zostaje wysłana korespondencja z informacją o dokonaniu wpisu. W postanowieniu sąd szczegółowo określa treść wpisu do rejestru, ze wskazaniem, jakie informacje będą w poszczególnych działach, rubrykach, podrubrykach i polach rejestru. Od momentu wpisania do rejestru, organizacja ma obowiązek umieszczania w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych osób (w umowach, oficjalnych pismach do urzędów itp.) danych takich jak: numer KRS, nazwa, oznaczenie formy prawnej (czyli np. stowarzyszenie, fundacja), siedziba i adres.

Obowiązki i uprawnienia stowarzyszeń
Szczegółowe regulacje dotyczące działalności organizacji pozarządowych zawarte są w ustawie „Prawo o stowarzyszeniach” z 7 kwietnia 1989 r. Określono tam dokładnie ich prawa i obowiązki.

Do grupy uprawnień należą:

• swoboda określenia celów, programu działania i struktury wewnętrznej,
• możliwość wypowiadania się w sprawach publicznych,
• zatrudnianie pracowników i wolontariuszy,
• przyjmowanie darowizn, spadków,
• otrzymywanie dotacji,
• tworzenie spółek kapitałowych,
• prowadzenie działalności gospodarczej.

Do obowiązków należy:

• konieczność uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
• uchwalenie statutu,
• ustalenie zarządu i organu kontroli wewnętrznej,
• konieczność zgłaszania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• składanie wyjaśnień i odpisów uchwał na wezwanie organu nadzoru.

Podstawowa dokumentacja NGO
Każda organizacja pozarządowa musi posiadać podstawowe dokumenty, które regulują jej działalność. Należą do nich przede wszystkim:

• statut,
• dokumentacja powołania organizacji (określona w punkcie 1),
• regulaminy (obrad walnego zebrania, zarządu, komisji rewizyjnej),
• dokumentacja walnych zebrań, zebrań zarządu i komisji rewizyjnej (uchwały i protokoły),
• odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego,
• deklaracje członkowskie,
• sprawozdawczość organizacji,
• umowy,
• dokumentacja księgowa.

Sprawozdawczość stowarzyszeń
A. Złożenie dokumentów w Urzędzie Skarbowym:

Następujące dokumenty:

• CIT-8;
• Sprawozdanie finansowe;
• Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie;
• Protokół zebrania walnego oraz lista obecności, w przypadku gdy Walne zebranie zatwierdza sprawozdanie (do sprawdzenia w Statucie).

Składamy w US najpóźniej 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego (tj. zwykle do 31 marca).

B. Złożenie dokumentów w KRS

Dokumenty składamy w okresie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, najpóźniej do dnia 10 lipca br. (ostateczna data zatwierdzenia sprawozdań przez Zarząd lub Walne Zebranie to dzień 30 czerwca)

Składamy: Druki: KRS Z30, KRS ZN

oraz załączniki:

• Sprawozdanie finansowe: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa;
• Sprawozdanie merytoryczne;
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego;
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania merytorycznego;
• Uchwała o udzieleniu absolutorium Zarządowi;
• Uchwała o przyjęciu sprawozdania Komisji Rewizyjnej;
• Protokół z Walnego Zebrania;
• Lista obecności z Walnego Zebrania.

Złożenie sprawozdań do KRS dla organizacji nie prowadzących działalności gospodarczej nie wymaga wniesienia opłat.

C. Złożenie dokumentów do Starostwa Powiatowego

Przesyłamy te same dokumenty, które wymagane są do złożenia w KRS (poza drukami KRS) w okresie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, najpóźniej do dnia 10 lipca br. (ostateczna data zatwierdzenia sprawozdań przez Zarząd lub Walne Zebranie to dzień 30 czerwca).

Konto bankowe
Z przepisów nie wynika bezpośrednio obowiązek posiadania konta bankowego przez stowarzyszenie czy fundację. Jest jednak obowiązek dokonania niektórych płatności za pośrednictwem konta bankowego np.:

• transakcji o dużej wartości powyżej 15 tys. euro (art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej),
• przyjmowania darowizn, które mają być podstawą do odliczenia podatkowego u darowującego (ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych i prawnych),
• zapłaty zobowiązań podatkowych,

Stowarzyszenie czy fundacja same decydują w jakim banku założyć konto. Przy wyborze warto brać pod uwagę:

• wysokość prowizji pobieranej przez bank za prowadzenie rachunku,
• wysokość opłat za dokonywanie przelewów z konta i na konto,
• opłat za wypłatę gotówki w bankomatach, dostępność oddziałów i bankomatów.

Dokumenty niezbędne do założenia konta określa wybrany przez nas bank. Najczęściej jest to potwierdzenie rejestracji w KRS, statut i inne dokumenty np. wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentacji.
Pamiętajmy o tym, że informacje o rachunku bankowym jesteśmy zobowiązani zgłosić do urzędu skarbowego. Dotyczy to nie tylko pierwszego zakładanego przez stowarzyszenie czy fundację konta, ale i każdego kolejnego rachunku. Informacje te zgłaszamy na formularzu NIP-2.

REGON
Po zakończeniu rejestracji w KRS organizacja powinna złożyć stosowny wniosek do Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego w celu uzyskania numeru REGON.
Numer REGON stowarzyszenie uzyskuje na podstawie wniosku RG-1 oraz wyciągu z KRS potwierdzającego rejestrację organizacji, przesłanego pocztą lub złożonego osobiście w urzędzie statystycznym właściwym ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Wniosek powinien być zgłoszony w ciągu 14 dni od daty zaistnienia okoliczności uzasadniających zgłoszenie (np. od zarejestrowania organizacji w KRS).

Na stronie www.stat.gov.pl znajdują się potrzebne wzory druków oraz szczegółowa instrukcja ich wypełnienia.

Numer REGON jest wydawany w ciągu 7 dni lub od razu, jeżeli organizacja złoży wniosek osobiście w urzędzie statystycznym. Pamiętajmy, że w przyszłości każda zmiana siedziby organizacji również pociąga za sobą obowiązek zgłoszenia tej zmiany do urzędu statystycznego.
W przypadku organizacji wnoszącej o wpis do rejestru przedsiębiorców wniosek o nadanie numeru REGON może być złożony wraz w wnioskiem rejestracyjnym do KRS. Sąd rejestrowym przesyła dokumenty do właściwego urzędu statystycznego.

NIP
Kolejnym krokiem jest uzyskanie numeru NIP w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby organizacji.

Należy złożyć:

• druk NIP-2,
• decyzję o nadaniu numeru REGON,
• wyciąg z KRS,
• umowę na posiadanie/najem lokalu,
• informację o koncie bankowym.

Uwaga! REGON i NIP trzeba zgłosić do KRS. Służy do tego formularz KRS-Z20 wraz z załącznikiem KRS-ZY. Zgłoszenie numerów NIP i REGON do KRS nie podlega opłacie.

INFORMACJI UDZIELA: Sławomir Małajowicz, nr telefonu 17 2218 306; 17 2228 571 wew. 302, e-mail: smalajowicz@spropczyce.pl

publikacja: 04-09-2015 , aktualizacja: 27-08-2020